Anti-Slavery & Human Trafficking Policy
Effective as of May 31, 2022
Introduction
Firmex is a global provider of virtual data room and secure document sharing solutions. As one of the world’s most widely used virtual data rooms, Firmex supports complex processes for organizations of all sizes, including diligence, compliance, and litigation. Whenever professionals need to share sensitive documents beyond the firewall, Firmex is their trusted partner. A Firmex subscription provides simple, safe, and stress-free document sharing without hidden costs or complexity. Since 2006, Firmex has helped over 120,000 companies worldwide take control of their confidential documents. Firmex is serious about our products and serious about our commitment to corporate social responsibility wherever and whenever we engage in business. Firmex recognizes that this commitment must also include actions intended to lead to the eradication of slavery and human trafficking worldwide.
Structure, Business and Supply Chain
The Firmex Anti-Slavery and Human Trafficking policy statement applies to all employees of Firmex. In performance of its core business, Firmex engages with suppliers, vendors, contractors, partners and other entities or individuals who perform services or provide resources for Firmex. Firmex intends that the policy herein be applied to any entity that works with Firmex.
Policies on Slavery and Human Trafficking
Firmex has a responsibility to be alert to slavery and human trafficking in our business and in our work with third party vendors and suppliers. Our Anti-Slavery Policy reflects our commitment to acting ethically and with integrity in all our business relationships and to implementing and enforcing effective systems and controls to ensure slavery and human trafficking is not taking place anywhere in our supply chains.
Due Diligence Processes for Slavery and Human Trafficking
As part of our initiative to identify and mitigate risk, Firmex is committed to building and maintaining long-standing relationships with qualified customers, third party vendors and suppliers and to make clear our expectations of business behavior.
Firmex has established a framework for business accountability to allow for raising issues, and reporting slavery and human trafficking.
In furtherance of these goals, Firmex has in place systems to identify and assess potential risk areas in our supply chains, monitor potential risk areas in our supply chains, and a hotline program to both encourage reporting and protect whistleblowers.
Supplier Adherence to Our Values and Ethics
With regards to our national or international vendors or suppliers, we expect these entities to have suitable anti-slavery and human trafficking policies and processes. Firmex has zero tolerance to slavery and human trafficking. We expect all those that we engage in business with to comply with our values and the law.
Training
To ensure a high level of understanding of the risks of modern slavery and human trafficking in our business and our supply chain. .We include training and this Policy to all relevant staff. All employees have been informed of Firmex’s expectations regarding slavery and human trafficking via Annual Security & Compliance Training.
Our Effectiveness in Combatting Slavery and Human Trafficking
In order to assess the effectiveness of our modern slavery measures we review annually the following key performance indicators:
- Whistleblowing
- Employees understanding and awareness of this policy
- Number of incidents reported
- Employee Code of Conduct
Further Steps
In addition, we use the following systems to ensure that slavery and human trafficking is not taking place in any part of our business or with our vendors or suppliers:
- Completion of contract screening and review by the HR team
- Use of payroll systems
This statement is made pursuant to section 54(1) of the Modern Slavery Act 2015 and constitutes our group’s slavery and human trafficking statement for the current fiscal year. It was approved by the board on March 28, 2023.
Politique de lutte contre l’esclavage et la traite des êtres humains
En vigueur à compter du 31 mai 2022
Introduction
Firmex est un fournisseur mondial de solutions de salles de données virtuelles et de partage sécurisé de documents. Firmex, qui est l’une des salles de données virtuelles les plus utilisées au monde, soutient des processus complexes pour des organisations de toutes tailles, y compris en matière de diligence, de conformité et de litiges. Lorsque des professionnels ont besoin de partager des documents sensibles au-delà du pare-feu, Firmex est leur partenaire de confiance. Un abonnement à Firmex permet un partage de documents simple, sûr et sans stress, sans coûts cachés ni complexité. Depuis 2006, Firmex a aidé plus de 120 000 entreprises dans le monde entier à prendre le contrôle de leurs documents confidentiels. Firmex prend au sérieux ses produits et son engagement en faveur de la responsabilité sociale de l’entreprise, quel que soit le lieu ou le moment où elle exerce ses activités. Firmex reconnaît que cet engagement doit également inclure des mesures destinées à conduire à l’éradication de l’esclavage et de la traite des êtres humains dans le monde.
Structure, activités et chaîne d’approvisionnement
La déclaration de politique de Firmex sur la lutte contre l’esclavage et la traite des êtres humains s’applique à tous les membres du personnel de Firmex. Dans le cadre de son activité principale, Firmex fait appel à des fournisseurs, des distributeurs, des contractants, des partenaires et d’autres personnes physiques et morales qui fournissent des services ou des ressources à Firmex. Firmex entend que la présente politique s’applique à toute entité qui travaille avec Firmex.
Politiques relatives à l’esclavage et à la traite des êtres humains
Il incombe à Firmex de faire preuve de vigilance en matière d’esclavage et de traite des êtres humains dans le cadre de ses activités et de son travail avec des distributeurs et des fournisseurs tiers. Notre Politique de lutte contre l’esclavage reflète notre engagement à agir de manière éthique et intègre dans toutes nos relations commerciales et à mettre en œuvre et appliquer des systèmes et des contrôles efficaces pour garantir que l’esclavage et la traite des êtres humains n’ont pas lieu dans nos chaînes d’approvisionnement.
Processus de diligence raisonnable pour l’esclavage et la traite des êtres humains
Dans le cadre de notre initiative visant à identifier et à atténuer les risques, Firmex s’engage à établir et à maintenir des relations durables avec des clients, des distributeurs et des fournisseurs tiers qualifiés, et à préciser ses attentes en matière de comportement dans les affaires.
Firmex a établi un cadre pour la responsabilité dans les affaires afin de permettre de soulever les problèmes et de signaler l’esclavage et la traite des êtres humains.
Pour atteindre ces objectifs, Firmex a mis en place des systèmes permettant d’identifier et d’évaluer les activités pouvant présenter des risques dans ses chaînes d’approvisionnement, de surveiller les activités pouvant présenter des risques dans ses chaînes d’approvisionnement, ainsi qu’un programme de service d’appel direct pour encourager les dénonciateurs à signaler des problèmes et les protéger.
Adhésion des fournisseurs à nos valeurs et à notre éthique
En ce qui concerne nos distributeurs ou fournisseurs nationaux ou internationaux, nous attendons de ces entités qu’elles disposent de politiques et de processus appropriés en matière de lutte contre l’esclavage et la traite des êtres humains. Firmex a une tolérance zéro envers l’esclavage et la traite des êtres humains. Nous attendons de toutes les personnes physiques et morales avec lesquelles nous faisons des affaires qu’elles respectent nos valeurs et la loi.
Formation
Pour assurer un haut niveau de compréhension des risques d’esclavage moderne et de traite des êtres humains dans notre entreprise et notre chaîne d’approvisionnement, nous incluons une formation et communiquons la présente Politique à tout le personnel concerné. Tous les membres du personnel ont été informés des attentes de Firmex concernant l’esclavage et la traite des êtres humains par le biais de la Formation annuelle sur la sécurité et la conformité.
Notre efficacité dans la lutte contre l’esclavage et la traite des êtres humains
Afin d’évaluer l’efficacité de nos mesures de lutte contre l’esclavage moderne, nous examinons chaque année les indicateurs de performance clés suivants :
- Dénonciations
- Compréhension et connaissance de cette politique par les membres du personnel
- Nombre d’incidents signalés
- Code de conduite pour le personnel
Autres étapes
En outre, nous utilisons les systèmes suivants pour nous assurer que l’esclavage et la traite des êtres humains n’ont pas lieu dans toute partie de notre activité ou avec nos distributeurs ou fournisseurs :
- Contrôle complet et passage en revue des contrats par l’équipe des RH
- Utilisation des systèmes de paie
Cette déclaration est faite conformément à l’Article 54(1) de la Loi sur l’esclavage moderne de 2015 et constitue la déclaration de notre groupe sur l’esclavage et la traite des êtres humains pour l’exercice fiscal. Il a été approuvé par le conseil le 28 Mars 2023.