EFFECTIVE APRIL 5, 2025
Firmex is a global provider of virtual data room and secure document sharing solutions. As one of the world’s most widely used virtual data rooms, Firmex supports complex processes for organizations of all sizes, including diligence, compliance, and litigation. professionals need to share sensitive documents Whenever beyond the firewall, Firmex is their trusted partner. A Firmex subscription provides simple, safe, and stress-free document sharing without hidden costs or complexity. Since 2006, Firmex has helped over 120,000 companies worldwide take control of their confidential documents. Firmex is serious about our products and serious about our commitment to corporate social responsibility wherever and whenever we engage in business. Firmex recognizes that this commitment must also include actions intended to lead to the eradication of slavery and human trafficking worldwide.
The Firmex Anti-Slavery and Human Trafficking policy statement applies to all employees of Firmex. In performance of its core business, Firmex engages with suppliers, vendors, contractors, partners and other entities or individuals who perform services or provide resources for Firmex. Firmex intends that the policy herein be applied to any entity that works with Firmex.
Firmex has a responsibility to be alert to slavery and human trafficking in our business and in our work with third party vendors and suppliers. Our Anti-Slavery Policy reflects our commitment to acting ethically and with integrity in all our business relationships and to implementing and enforcing effective systems and controls to ensure slavery and human trafficking is not taking place anywhere in our supply chains.
As part of our initiative to identify and mitigate risk, Firmex is committed to building and maintaining long-standing relationships with qualified customers, third party vendors and suppliers and to make clear our expectations of business behavior.
Firmex has established a framework for business accountability to allow for raising issues, and reporting slavery and human trafficking.
In furtherance of these goals, Firmex has in place systems to identify and assess potential risk areas in our supply chains, monitor potential risk areas in our supply chains, and a hotline program to both encourage reporting and protect whistleblowers.
With regards to our national or international vendors or suppliers, we expect these entities to have suitable anti-slavery and human trafficking policies and processes. Firmex has zero tolerance to slavery and human trafficking. We expect all those that we engage in business with to comply with our values and the law..
To ensure a high level of understanding of the risks of modern slavery and human trafficking in our business and our supply chain. We include training and this Policy to all relevant staff. All employees have been informed of Firmex’s expectations regarding slavery and human trafficking via Annual Security & Compliance Training.
In order to assess the effectiveness of our modern slavery measures we review annually the following key performance indicators:
• Whistleblowing
• Employees understanding and awareness of this policy
• Number of incidents reported
• Employee Code of Conduct
In addition, we use the following systems to ensure that slavery and human trafficking is not taking place in any part of our business or with our vendors or suppliers:
• Completion of contract screening and review by the HR team
• Use of payroll systems
This statement is made pursuant to section 54(1) of the Modern Slavery Act 2015 and constitutes our group’s slavery and human trafficking statement for the current fiscal year. It was approved by the board on February 28, 2025.
Patricia Elias
DIRECTOR
Firmex International Ltd.
EN VIGUEUR À COMPTER DU 15 AVRIL 2025
Firmex est un fournisseur mondial de salles de données virtuelles (VDR) et de solutions de partage sécurisé de documents. En tant que l’une des VDR les plus utilisées au monde, Firmex soutient des processus complexes pour des organisations de toutes tailles, notamment dans le cadre de due diligences, de la conformité et des litiges.
Chaque fois que des professionnels doivent partager des documents sensibles au-delà du pare-feu, Firmex est leur partenaire de confiance. Un abonnement à Firmex permet un partage de documents simple, sécurisé et sans stress, sans coûts cachés ni complexité.
Depuis 2006, Firmex a aidé plus de 120 000 entreprises dans le monde à reprendre le contrôle de leurs documents confidentiels. Firmex prend ses produits au sérieux ainsi que son engagement en matière de responsabilité sociale des entreprises, quel que soit l’endroit ou le moment où elle exerce ses activités. Firmex reconnaît que cet engagement doit également inclure des actions visant à éradiquer l’esclavage et la traite des êtres humains dans le monde entier.
La déclaration de politique de Firmex sur la lutte contre l’esclavage et la traite des êtres humains s’applique à tous les membres du personnel de Firmex. Dans le cadre de son activité principale, Firmex fait appel à des fournisseurs, des distributeurs, des contractants, des partenaires et d’autres personnes physiques et mo- rales qui fournissent des services ou des ressources à Firmex. Firmex entend que la présente politique s’applique à toute entité qui travaille avec Firmex.
Firmex a la responsabilité de rester vigilante face à l’esclavage et à la traite des êtres humains dans ses activités et dans ses relations avec les fournisseurs et vendeurs tiers.
Notre politique reflète notre engagement à agir de manière éthique et intègre dans toutes nos relations commerciales, ainsi qu’à mettre en œuvre et faire respecter des systèmes et contrôles efficaces pour garantir que l’esclavage et la traite des êtres humains n’ont lieu à aucun niveau de notre chaîne d’approvisionnement.
Dans le cadre de notre initiative visant à identifier et atténuer les risques, Firmex s’engage à établir et entretenir des relations durables avec des clients qualifiés, des fournisseurs et vendeurs tiers, et à clarifier nos attentes en matière de comportement commercial.
Firmex a mis en place un cadre de responsabilité d’entreprise permettant de soulever des problèmes et de signaler les cas d’esclavage et de traite des êtres humains.
Pour soutenir ces objectifs, Firmex a mis en place des systèmes permettant d’identifier et d’évaluer les zones à risque potentiel dans notre chaîne d’approvisionnement, de les surveiller, ainsi qu’un programme de ligne d’assistance téléphonique pour encourager les signalements et protéger les lanceurs d’alerte.
En ce qui concerne nos fournisseurs ou vendeurs nationaux ou internationaux, nous attendons d’eux qu’ils disposent de politiques et de processus appropriés de lutte contre l’esclavage et la traite des êtres humains.
Firmex applique une tolérance zéro à l’égard de l’esclavage et de la traite. Nous attendons de tous nos partenaires commerciaux qu’ils respectent nos valeurs et la loi.
Pour garantir une bonne compréhension des risques liés à l’esclavage moderne et à la traite des êtres humains dans nos activités et notre chaîne d’approvisionnement, nous incluons cette politique dans les formations destinées au personnel concerné.
Tous les employés ont été informés des attentes de Firmex en matière d’esclavage et de traite des êtres humains dans le cadre de la formation annuelle sur la sécurité et la conformité.
Pour évaluer l’efficacité de nos mesures de lutte contre l’esclavage moderne, nous analysons chaque année les indicateurs de performance clés suivants :
• Signalements
• Compréhension et sensibilisation des employés à cette politique
• Nombre d’incidents signalés
• Code de conduite des employés
De plus, nous utilisons les systèmes suivants pour nous assurer que l’esclavage et la traite des êtres humains ne se produisent à aucun niveau de notre entreprise ou chez nos fournisseurs ou vendeurs :
• Examen et validation des contrats par l’équipe RH
• Utilisation de systèmes de paie
Cette déclaration est faite conformément à l’article 54(1) du Modern Slavery Act 2015 et constitue la déclaration de notre groupe concernant l’esclavage et la traite des êtres humains pour l’exercice financier en cours. Elle a été approuvée par le conseil d’administration le 28 février 2025.
Patricia Elias
DIRECTOR
Firmex International Ltd.
